Algemene Voorwaarden
Algemene Voorwaarden
Deze algemene voorwaarden gelden voor overeenkomsten met organisaties en natuurlijke personen die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Zij zijn niet bedoeld voor consumentenovereenkomsten. De opdrachtbevestiging beschrijft per opdracht de resultaten, werkzaamheden, planning en vergoeding.
Artikel 1 Begrippen
1.1 Opdrachtnemer: Erwin Verweij, handelend onder de naam IFacilitate, zoals vermeld op de voorpagina.
1.2 Opdrachtgever: de rechtspersoon of natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en met Opdrachtnemer een overeenkomst sluit.
1.3 Opdracht: de overeengekomen zakelijke dienstverlening, waaronder organisatiecoaching, consultancy, teamcoaching, leiderschapscoaching, training, workshop, facilitatie, lezing of een combinatie daarvan.
1.4 Opdrachtbevestiging: de offerte, overeenkomst, inkoopopdracht of andere schriftelijke vastlegging waarin de specifieke inhoud van de Opdracht staat.
1.5 Schriftelijk: per brief of elektronisch, waaronder per e-mail, mits de afzender en inhoud voldoende kunnen worden vastgesteld.
Artikel 2 Toepasselijkheid
2.1 Deze algemene voorwaarden gelden voor alle aanbiedingen, Opdrachten en overeenkomsten tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever.
2.2 Deze voorwaarden gelden uitsluitend voor zakelijke opdrachtgevers. Opdrachtgever verklaart de overeenkomst aan te gaan in de uitoefening van een beroep of bedrijf.
2.3 Voorwaarden van Opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij Opdrachtnemer schriftelijk met de toepasselijkheid daarvan instemt.
2.4 Bij strijd tussen documenten geldt eerst de ondertekende overeenkomst of Opdrachtbevestiging, daarna deze algemene voorwaarden en vervolgens eventuele bijlagen.
2.5 Een afwijking geldt alleen voor de betreffende Opdracht en alleen wanneer partijen deze schriftelijk hebben afgesproken.
2.6 Als een bepaling geheel of gedeeltelijk ongeldig of onafdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen gelden. Partijen vervangen de betreffende bepaling door een geldige bepaling die doel en strekking zo dicht mogelijk benadert.
Artikel 3 Aanbieding en overeenkomst
3.1 Een aanbieding is vrijblijvend en blijft veertien kalenderdagen geldig, tenzij in de aanbieding een andere termijn staat.
3.2 Een overeenkomst komt tot stand zodra Opdrachtgever de aanbieding of Opdrachtbevestiging schriftelijk aanvaardt, een inkoopopdracht verstrekt die door Opdrachtnemer wordt aanvaard, of Opdrachtnemer op verzoek van Opdrachtgever met de uitvoering begint.
3.3 Mondelinge afspraken binden partijen nadat zij schriftelijk zijn bevestigd of nadat partijen aantoonbaar overeenkomstig die afspraken uitvoering hebben gegeven.
3.4 Kennelijke schrijf-, reken- of andere duidelijke fouten in een aanbieding binden Opdrachtnemer niet.
3.5 De Opdrachtbevestiging vermeldt waar relevant de beoogde resultaten, afbakening, activiteiten, planning, betrokkenen, vergoeding, kosten en wijze van oplevering.
Artikel 4 Zelfstandige uitvoering
4.1 Partijen sluiten een overeenkomst van opdracht en beogen uitdrukkelijk geen arbeidsovereenkomst, uitzendovereenkomst of gezagsverhouding.
4.2 Opdrachtnemer voert de Opdracht zelfstandig en naar eigen professioneel inzicht uit. Opdrachtgever mag kaders stellen voor het gewenste resultaat, informatiebeveiliging, veiligheid, planning en samenwerking, maar geeft geen leiding of toezicht zoals een werkgever dat doet.
4.3 Opdrachtnemer bepaalt binnen de afgesproken resultaten, deadlines en noodzakelijke afstemming zelf de aanpak, volgorde, plaats en tijd van uitvoering.
4.4 Opdrachtnemer blijft vrij om voor andere opdrachtgevers te werken en draagt zelf het ondernemersrisico, de fiscale verplichtingen en de verantwoordelijkheid voor de eigen bedrijfsvoering.
4.5 Opdrachtnemer mag zich laten vervangen of onderdelen door een gekwalificeerde derde laten uitvoeren. Opdrachtnemer informeert Opdrachtgever vooraf en blijft verantwoordelijk voor de kwaliteit en vertrouwelijkheid. Opdrachtgever mag een vervanger alleen op redelijke, opdrachtgerelateerde gronden weigeren.
4.6 Partijen erkennen dat de feitelijke uitvoering mede bepaalt hoe hun arbeidsrelatie juridisch en fiscaal wordt beoordeeld. Zij richten de samenwerking overeenkomstig dit artikel in. Wijkt de praktijk daarvan af, dan passen zij de werkwijze direct aan of beoordelen zij opnieuw of zelfstandige uitvoering nog passend is.
Artikel 5 Uitvoering en medewerking
5.1 Opdrachtnemer voert de Opdracht zorgvuldig, vakbekwaam en naar beste inzicht uit. De verplichting is een inspanningsverplichting, tenzij in de Opdrachtbevestiging een concreet resultaat uitdrukkelijk als resultaatsverplichting is opgenomen.
5.2 Opdrachtgever verstrekt tijdig alle informatie, toegang, besluiten, personen, ruimtes en andere medewerking die redelijkerwijs nodig zijn voor de uitvoering.
5.3 Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en rechtmatige verstrekking van informatie en materialen die hij aanlevert, ook wanneer deze van derden afkomstig zijn.
5.4 Wanneer vertraging ontstaat doordat Opdrachtgever onvoldoende of te laat meewerkt, mag Opdrachtnemer de planning aanpassen en de daardoor ontstane extra werkzaamheden en kosten in rekening brengen.
5.5 Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor besluiten, implementatie en gevolgen binnen de eigen organisatie. Advies, coaching en training geven geen garantie op een bepaald organisatie-, team- of bedrijfsresultaat.
Artikel 6 Wijziging en meerwerk
6.1 Een verzoek tot wijziging van de Opdracht wordt schriftelijk gedaan. Opdrachtnemer beoordeelt de gevolgen voor inhoud, resultaat, planning, capaciteit en prijs.
6.2 Meerwerk wordt uitgevoerd nadat partijen daarover schriftelijk overeenstemming hebben bereikt, behalve wanneer onmiddellijke uitvoering redelijkerwijs nodig is om schade of ernstige vertraging te voorkomen.
6.3 Wanneer de wijziging minder werk veroorzaakt, bespreken partijen een redelijke prijsaanpassing. Reeds uitgevoerd werk, aangegane verplichtingen en capaciteit die redelijkerwijs niet anders inzetbaar is, blijven verschuldigd.
Artikel 7 Vergoeding kosten en belastingen
7.1 De vergoeding kan bestaan uit een vaste projectprijs, prijs per resultaat of fase, dagdeel- of dagtarief, uurtarief of een andere schriftelijk overeengekomen grondslag.
7.2 Alle bedragen zijn exclusief omzetbelasting en andere wettelijk verschuldigde heffingen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
7.3 Reis-, verblijf-, locatie-, materiaal- en andere opdrachtgebonden kosten worden afzonderlijk in rekening gebracht wanneer dat in de Opdrachtbevestiging is afgesproken. Vooraf goedgekeurde kosten van derden worden tegen kostprijs doorbelast.
7.4 Opdrachtnemer mag tarieven jaarlijks aanpassen en daarnaast bij aantoonbaar sterk gestegen externe kosten. Voor een lopende Opdracht wordt een tariefwijziging minstens dertig kalenderdagen vooraf schriftelijk aangekondigd, tenzij de wijziging rechtstreeks voortvloeit uit wet- of regelgeving.
Artikel 8 Facturering en betaling
8.1 Opdrachtnemer factureert volgens de in de Opdrachtbevestiging genoemde momenten. Als daarover niets is afgesproken, factureert Opdrachtnemer maandelijks achteraf en bij vaste onderdelen na oplevering van het betreffende onderdeel.
8.2 Opdrachtgever betaalt binnen dertig kalenderdagen na factuurdatum, zonder opschorting, korting of verrekening, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen of de wet dwingend anders bepaalt.
8.3 Administratieve goedkeuring van uren, een purchase order of verwerking in een leveranciersportaal is geen voorwaarde voor opeisbaarheid wanneer Opdrachtnemer de overeengekomen prestatie aantoonbaar heeft geleverd. Opdrachtgever verstrekt benodigde administratieve gegevens tijdig.
8.4 Bij niet tijdige betaling is Opdrachtgever zonder nadere ingebrekestelling de wettelijke handelsrente verschuldigd vanaf de vervaldatum.
8.5 Redelijke buitengerechtelijke incassokosten en gerechtelijke kosten komen voor rekening van Opdrachtgever. De buitengerechtelijke incassokosten bedragen minimaal EUR 40 en worden verder berekend volgens de wettelijk geldende staffel, voor zover partijen niet rechtsgeldig een hoger bedrag hebben afgesproken.
8.6 Een bezwaar tegen een factuur wordt binnen veertien kalenderdagen na factuurdatum gemotiveerd gemeld. Een bezwaar schort de betalingsverplichting voor het niet betwiste deel niet op.
Artikel 9 Duur en beëindiging van consultancy en coaching
9.1 De Opdracht loopt voor de afgesproken duur of totdat de overeengekomen werkzaamheden of resultaten zijn afgerond.
9.2 Een Opdracht voor onbepaalde tijd kan door ieder van partijen schriftelijk worden opgezegd met een opzegtermijn van één kalendermaand, tenzij schriftelijk een andere termijn is afgesproken.
9.3 Wanneer Opdrachtgever een Opdracht voor bepaalde tijd tussentijds beëindigt, zijn het reeds uitgevoerde en aangevangen werk, de redelijkerwijs aangegane verplichtingen en de vergoeding over de overeengekomen opzegtermijn verschuldigd. Opdrachtnemer beperkt vermijdbare schade en houdt rekening met capaciteit die alsnog elders kan worden ingezet.
9.4 Annuleert Opdrachtgever vóór de start, dan zijn reeds verrichte voorbereiding en niet terugvorderbare kosten verschuldigd. Daarnaast geldt bij annulering tussen dertig en vijftien kalenderdagen vóór de start 25 procent en bij annulering minder dan vijftien kalenderdagen vóór de start 50 procent van de vergoeding voor de eerste overeengekomen fase, met een maximum van één maand vergoeding.
9.5 Bij beëindiging werken partijen mee aan een redelijke overdracht. Werkzaamheden voor de overdracht worden tegen de overeengekomen tarieven uitgevoerd.
Artikel 10 Training workshops en zakelijke open inschrijving
10.1 Dit artikel geldt voor trainingen, workshops, bijeenkomsten, lezingen en programma’s die door een zakelijke Opdrachtgever worden geboekt of betaald.
10.2 Opdrachtgever mag bij een zakelijke open inschrijving kosteloos een andere deelnemer aanwijzen, mits de vervanger aan eventuele deelnamevoorwaarden voldoet en vóór aanvang wordt aangemeld.
10.3 Bij annulering door Opdrachtgever zijn reeds gemaakte, niet terugvorderbare kosten volledig verschuldigd. Daarnaast geldt de volgende annuleringsvergoeding over de overeengekomen vergoeding: vanaf dertig tot vijftien kalenderdagen vóór aanvang 25 procent, vanaf veertien tot acht kalenderdagen 50 procent en zeven kalenderdagen of minder vóór aanvang 100 procent.
10.4 Bij niet verschijnen, te late aankomst of tussentijdse beëindiging door een deelnemer blijft de volledige vergoeding verschuldigd.
10.5 Een verzoek om een incompanytraining of workshop te verplaatsen geldt als annulering, tenzij Opdrachtnemer schriftelijk instemt met een nieuwe datum. Opdrachtnemer mag daarbij redelijke kosten en aantoonbaar verlies van gereserveerde capaciteit doorberekenen.
10.6 Opnamen van trainingen, workshops of coachsessies zijn alleen toegestaan met voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer en alle herkenbaar betrokken personen.
Artikel 11 Wijziging door Opdrachtnemer
11.1 Opdrachtnemer mag binnen redelijke grenzen de werkvorm, volgorde, locatie of het digitale platform wijzigen wanneer dit de kern en kwaliteit van de Opdracht niet wezenlijk aantast.
11.2 Bij ziekte of verhindering mag Opdrachtnemer de uitvoering verplaatsen, online uitvoeren of een gekwalificeerde vervanger voorstellen. Opdrachtgever mag een vervanger alleen op redelijke gronden weigeren.
11.3 Kan een training of workshop niet doorgaan door een omstandigheid aan de zijde van Opdrachtnemer en is een redelijke vervangende datum of vervanger niet mogelijk, dan crediteert Opdrachtnemer het niet uitgevoerde deel. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor reis-, verblijf- of andere gevolgkosten van Opdrachtgever of deelnemers.
Artikel 12 Overmacht
12.1 Onder overmacht valt iedere omstandigheid buiten de redelijke invloed van een partij waardoor nakoming tijdelijk of blijvend onmogelijk of onredelijk bezwarend wordt. Daaronder vallen onder meer ernstige ziekte, ongeval, overlijden van een naaste, storingen in energie of communicatienetwerken, cyberincidenten, vervoersuitval, overheidsmaatregelen, epidemieën, stakingen en niet toerekenbare tekortkomingen van noodzakelijke leveranciers of locaties.
12.2 De getroffen partij informeert de andere partij zo snel mogelijk. Verplichtingen worden opgeschort zolang de overmacht voortduurt.
12.3 Duurt de overmacht langer dan zestig kalenderdagen, dan mag ieder van partijen het nog niet uitgevoerde deel schriftelijk beëindigen. Reeds geleverde prestaties en redelijkerwijs gemaakte kosten blijven verschuldigd. Partijen zijn over en weer geen schadevergoeding verschuldigd wegens de overmacht.
Artikel 13 Vertrouwelijkheid en coachgesprekken
13.1 Partijen behandelen informatie als vertrouwelijk wanneer deze als zodanig is aangeduid of wanneer het vertrouwelijke karakter redelijkerwijs uit de aard of context blijkt.
13.2 Vertrouwelijke informatie wordt alleen gebruikt voor de uitvoering van de Opdracht en alleen gedeeld met personen die deze informatie daarvoor nodig hebben en aan passende geheimhouding zijn gebonden.
13.3 De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die rechtmatig openbaar is, al rechtmatig bekend was, onafhankelijk is ontwikkeld of op grond van wet, rechterlijk bevel of bevoegd overheidsverzoek moet worden verstrekt. De verstrekkende partij wordt vooraf geïnformeerd wanneer dat rechtmatig mogelijk is.
13.4 De inhoud van individuele coachgesprekken is vertrouwelijk. Opdrachtnemer rapporteert aan Opdrachtgever alleen op het vooraf afgesproken niveau, bijvoorbeeld over proces, deelname, algemene patronen of voortgang. Persoonlijke inhoud wordt alleen gedeeld met toestemming van de betrokkene, tenzij de wet of een ernstige en concrete veiligheidsdreiging tot handelen verplicht.
13.5 De verplichtingen uit dit artikel blijven na het einde van de overeenkomst bestaan.
Artikel 14 Persoonsgegevens
14.1 Partijen verwerken persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving en nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.
14.2 Iedere partij is zelfstandig verantwoordelijk voor persoonsgegevens die zij voor eigen doeleinden verwerkt. Wanneer Opdrachtnemer in opdracht van Opdrachtgever persoonsgegevens verwerkt als verwerker, sluiten partijen vóór die verwerking een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.
14.3 Opdrachtgever deelt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk en informeert betrokkenen wanneer dat wettelijk vereist is.
14.4 Bewaartermijnen, privacyrechten en overige informatie over de eigen verwerkingen van Opdrachtnemer staan in de privacyverklaring van Opdrachtnemer.
Artikel 15 Intellectueel eigendom en gebruik
15.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op reeds bestaande en tijdens de Opdracht gebruikte of ontwikkelde methoden, modellen, teksten, oefeningen, presentaties, afbeeldingen, formats, werkvormen, software en materialen blijven bij Opdrachtnemer of de oorspronkelijke rechthebbende, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen.
15.2 Na volledige betaling krijgt Opdrachtgever een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht om de specifiek geleverde materialen binnen de eigen organisatie te gebruiken voor het doel van de Opdracht.
15.3 Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming mag Opdrachtgever materialen niet publiceren, verkopen, commercieel exploiteren, substantieel bewerken, aan derden verstrekken, gebruiken om anderen als trainer op te leiden of opnemen in een extern aanbod.
15.4 Algemene kennis, ervaring, technieken en niet vertrouwelijke inzichten die Opdrachtnemer tijdens de Opdracht ontwikkelt, mogen voor andere opdrachten worden gebruikt, mits geen vertrouwelijke informatie van Opdrachtgever herkenbaar wordt gemaakt.
15.5 Materialen of merken van derden blijven onderworpen aan de voorwaarden van de betreffende rechthebbenden.
Artikel 16 Aansprakelijkheid
16.1 Opdrachtnemer is alleen aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming en nadat Opdrachtgever Opdrachtnemer schriftelijk een redelijke termijn heeft gegeven om de tekortkoming te herstellen, tenzij herstel blijvend onmogelijk is.
16.2 De totale aansprakelijkheid per Opdracht is beperkt tot de vergoeding exclusief omzetbelasting die Opdrachtgever voor het schadeveroorzakende deel van de Opdracht heeft betaald. Bij een Opdracht met een looptijd langer dan zes maanden is de aansprakelijkheid beperkt tot de in de zes maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis betaalde vergoeding, met een maximum van EUR 25.000.
16.3 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gemiste omzet of winst, gemiste besparingen, verlies van kansen, reputatieschade, bedrijfsstagnatie en verlies of beschadiging van gegevens.
16.4 De beperkingen gelden niet voor schade die rechtstreeks voortvloeit uit opzet of bewuste roekeloosheid van Opdrachtnemer en niet voor zover een beperking wettelijk niet is toegestaan.
16.5 Opdrachtgever meldt een mogelijke schadeveroorzakende gebeurtenis zo snel mogelijk en verstrekt informatie die redelijkerwijs nodig is om oorzaak en omvang te beoordelen en verdere schade te beperken.
Artikel 17 Aanspraken van derden
17.1 Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer voor aanspraken van derden die voortvloeien uit onjuiste, onrechtmatige of onvolledige informatie, instructies of materialen van Opdrachtgever, of uit gebruik van het geleverde buiten het overeengekomen doel.
17.2 De vrijwaring geldt niet voor zover de aanspraak het gevolg is van een aan Opdrachtnemer toerekenbare tekortkoming.
Artikel 18 Klachten
18.1 Een klacht wordt zo snel mogelijk en uiterlijk binnen veertien kalenderdagen nadat de aanleiding redelijkerwijs is ontdekt schriftelijk en gemotiveerd gemeld.
18.2 Opdrachtnemer bevestigt de ontvangst binnen vijf werkdagen en streeft ernaar binnen twintig werkdagen inhoudelijk te reageren. Wanneer meer tijd nodig is, ontvangt Opdrachtgever een toelichting en een verwachte reactiedatum.
18.3 Partijen bespreken eerst rechtstreeks een oplossing. Als dat niet lukt, kunnen zij gezamenlijk een onafhankelijke mediator inschakelen. Mediation is vrijwillig en leidt alleen tot bindende afspraken wanneer partijen die schriftelijk vastleggen.
18.4 Een klacht schort de betalingsverplichting voor niet betwiste prestaties niet op.
Artikel 19 Opschorting en onmiddellijke beëindiging
19.1 Opdrachtnemer mag de uitvoering opschorten nadat Opdrachtgever, ondanks een redelijke schriftelijke hersteltermijn, een opeisbare verplichting niet nakomt. Een hersteltermijn is niet nodig wanneer nakoming blijvend onmogelijk is of spoed zich daartegen verzet.
19.2 Iedere partij mag de overeenkomst geheel of gedeeltelijk met onmiddellijke ingang beëindigen wanneer de andere partij wezenlijk tekortschiet en herstel uitblijft, failliet wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt, de onderneming beëindigt of redelijkerwijs niet langer in staat is verplichtingen na te komen.
19.3 Bij beëindiging worden alle reeds geleverde prestaties, aangevangen werkzaamheden en redelijkerwijs aangegane verplichtingen direct opeisbaar. Bepalingen die naar hun aard moeten voortduren, waaronder vertrouwelijkheid, intellectueel eigendom, aansprakelijkheid en geschillen, blijven gelden.
Artikel 20 Toepasselijk recht en geschillen
20.1 Op alle aanbiedingen, overeenkomsten en Opdrachten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
20.2 Partijen proberen een geschil eerst in rechtstreeks overleg op te lossen. Zij kunnen gezamenlijk kiezen voor mediation, zonder afstand te doen van het recht tijdig rechtsmaatregelen te nemen.
20.3 Een geschil wordt voorgelegd aan de bevoegde rechter van het arrondissement waarin Opdrachtnemer is gevestigd, tenzij dwingend recht een andere rechter aanwijst.
Appendix 1 Gebruik AI en gespreksopnamen
Deze appendix vormt een integraal onderdeel van de algemene voorwaarden. Hij geldt wanneer Opdrachtnemer bij de uitvoering van een Opdracht gebruikmaakt van kunstmatige intelligentie of een opname- en transcriptiedienst, waaronder Plaud, voor het verwerken van gesprekken.
A1 Doel en toepassingsgebied
A1.1 Opdrachtnemer mag AI en opname- of transcriptiediensten gebruiken voor het vastleggen, transcriberen, ordenen, samenvatten en analyseren van gesprekken en voor het bijhouden van onderwerpen, afspraken, besluiten en actiepunten binnen de Opdracht.
A1.2 De verwerking dient uitsluitend ter ondersteuning van de uitvoering, analyse en het houden van overzicht. De opnamen, transcripties en analyses worden niet gebruikt voor marketing, verkoop aan derden of andere doelen die onverenigbaar zijn met het oorspronkelijke doel.
A1.3 Bij strijd tussen deze appendix en de bepalingen over vertrouwelijkheid of persoonsgegevens geldt de bepaling die de persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie het sterkst beschermt.
A2 Vooraf informeren en instemmen
A2.1 Opdrachtnemer maakt vóór de opname duidelijk dat het gesprek wordt opgenomen en met AI kan worden getranscribeerd of geanalyseerd. Daarbij wordt ten minste het doel van de verwerking genoemd en, indien relevant, dat Plaud of een vergelijkbare dienst wordt gebruikt.
A2.2 Naast de vereiste wettelijke grondslag maakt Opdrachtnemer alleen een opname nadat alle rechtstreeks betrokken deelnemers daar vooraf aantoonbaar mee hebben ingestemd. Een deelnemer kan zonder nadelige gevolgen weigeren. In dat geval vindt het gesprek plaats zonder opname of spreken partijen een passend alternatief af.
A2.3 Opdrachtgever zorgt ervoor dat deelnemers vooraf passend zijn geïnformeerd en dat eventuele interne goedkeuringen, beleidsregels en medezeggenschapsverplichtingen zijn nageleefd.
A3 Verantwoordelijkheden en dienstverleners
A3.1 Partijen bepalen vóór de verwerking of zij ieder zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn of dat Opdrachtnemer als verwerker voor Opdrachtgever handelt. Wanneer Opdrachtnemer verwerker is, sluiten partijen zo nodig een verwerkersovereenkomst.
A3.2 Opdrachtnemer beoordeelt vóór gebruik van Plaud of een andere AI-dienst welke partij de gegevens verwerkt, voor welke doelen, waar de verwerking plaatsvindt, welke bewaartermijnen gelden en welke beveiligings- en privacyvoorwaarden van toepassing zijn.
A3.3 Opdrachtnemer gebruikt alleen diensten en instellingen waarbij gespreksinhoud niet voor het algemeen trainen van AI-modellen wordt gebruikt, tenzij Opdrachtgever en alle betrokkenen daar vooraf uitdrukkelijk en aantoonbaar mee hebben ingestemd.
A3.4 Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, waarborgt Opdrachtnemer dat daarvoor een geldige doorgiftegrond en passende aanvullende maatregelen bestaan.
A4 Dataminimalisatie en doelbinding
A4.1 Opdrachtnemer neemt niet meer op en verwerkt niet meer informatie dan redelijkerwijs nodig is voor het afgesproken doel.
A4.2 Deelnemers worden gevraagd geen onnodige bijzondere persoonsgegevens, medische gegevens, strafrechtelijke gegevens, wachtwoorden of andere zeer gevoelige informatie te delen. Wanneer dergelijke gegevens toch voorkomen, worden zij alleen verwerkt voor zover dat noodzakelijk en rechtmatig is.
A4.3 De opname en afgeleide informatie worden niet gekoppeld aan andere gegevensbestanden of gebruikt voor profilering, tenzij partijen dit afzonderlijk, specifiek en rechtmatig overeenkomen.
A5 Menselijke controle en uitsluiting van automatische besluiten
A5.1 AI-uitkomsten kunnen onvolledig of onjuist zijn. Opdrachtnemer controleert relevante samenvattingen, conclusies en actiepunten voordat zij worden gebruikt of gedeeld.
A5.2 AI-uitkomsten worden niet zonder menselijke beoordeling gebruikt voor besluiten die rechtsgevolgen hebben of deelnemers anderszins wezenlijk treffen.
A5.3 Opdrachtnemer gebruikt opnamen en AI-analyses niet voor geautomatiseerde prestatiebeoordeling, selectie, disciplinaire maatregelen, emotieherkenning of verborgen beoordeling van medewerkers of deelnemers.
A6 Toegang beveiliging en delen
A6.1 Toegang tot opnamen, transcripties en analyses is beperkt tot Opdrachtnemer en, indien noodzakelijk, een geautoriseerde vervanger of dienstverlener die aan passende vertrouwelijkheid en beveiliging is gebonden.
A6.2 Ruwe opnamen en volledige transcripties worden niet met Opdrachtgever of derden gedeeld, tenzij dit vooraf is afgesproken, noodzakelijk en rechtmatig is. Rapportage aan Opdrachtgever blijft onderworpen aan artikel 13 over vertrouwelijkheid en coachgesprekken.
A6.3 Opdrachtnemer gebruikt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder afgeschermde accounts, sterke toegangsbeveiliging, actuele apparatuur en beperking van lokale kopieën.
A7 Bewaren en verwijderen
A7.1 Een audio-opname wordt verwijderd zodra de transcriptie of samenvatting is gecontroleerd en uiterlijk dertig kalenderdagen na het gesprek, tenzij partijen vooraf schriftelijk een kortere of aantoonbaar noodzakelijke langere termijn afspreken.
A7.2 Transcripties en AI-analysenotities worden niet langer bewaard dan nodig voor de Opdracht en uiterlijk zes maanden na het einde daarvan verwijderd of geanonimiseerd.
A7.3 Een langere bewaartermijn geldt alleen wanneer een wettelijke verplichting, een concreet geschil of een schriftelijk vastgelegde noodzaak dit vereist. De gegevens worden daarna alsnog verwijderd of geanonimiseerd.
A7.4 Opdrachtnemer verwijdert gegevens ook uit gekoppelde AI- en transcriptiediensten voor zover de dienst dit technisch en contractueel mogelijk maakt en controleert periodiek of de ingestelde bewaartermijnen nog passend zijn.
A8 Rechten en incidenten
A8.1 Betrokkenen kunnen zich met een privacyverzoek wenden tot de partij die voor de betreffende verwerking verantwoordelijk is. Partijen werken redelijkerwijs samen bij verzoeken tot inzage, correctie, beperking of verwijdering.
A8.2 Wanneer Opdrachtnemer een beveiligingsincident ontdekt dat betrekking heeft op opgenomen of door AI verwerkte gespreksgegevens, neemt hij direct maatregelen om de gevolgen te beperken. Indien het incident relevant is voor Opdrachtgever, informeert Opdrachtnemer hem zonder onredelijke vertraging met de informatie die redelijkerwijs beschikbaar is.
A8.3 Opdrachtgever verstrekt de informatie en medewerking die nodig zijn om privacyvragen, incidenten en wettelijke verplichtingen zorgvuldig af te handelen
Het mooie van Erwin is dat hij zijn mensen, de doel van een project, een goed resultaat belangrijker lijkt te vinden dan het vasthouden aan zijn positie. Dit maakt dat je open met hem kunt communiceren en eerlijke antwoorden terug kan verwachten.
